供应商信息管理系统构想

很早就想根据自己的一些经验感悟写一篇这样的文章,将平时发现的一些问题整理一下,对供应商信息管理所需要的信息做出一些汇总。

总体来说,对供应商信息管理是基于与供应商的业务产生的,所以根据业务模块思考需要获取实际的供应商信息。

一、业务洽谈:

即进入供应商体系前的准备工作,投标报价评审等。

二、开通公司账号并填写基本信息

(一)建议账号名是税号,因为用公司名可能会产生重复。

(二)供应商登陆系统修改密码、

(三)填写公司名称,类似于昵称;填写公司简称,将来业务交流方便。如果供应商名称变更,但供应商SAP号不变更,由仍然保留以前名称,但首页显示新供应商名称以备查,所有的供应商名称都要形成检索项。这里公司税号与SAP名称的关联有一点想法,个人觉得税号是唯一的,做税号做为公司的SAP号是最合适不过的,但这样的话会有大量的工作需要做,所以目前折中的做法是做二者的关连,这样让SAP中的信息与公司信息完全勾稽起来。不变税号一般不要更新供应商SAP的代码。就算是变了税号,确认还是同一家公司的话,也可以不变供应商代码。如果税号变更的话,需要全部重填。

三、网上填写信息,提交,下载打印

(一)五证合一后营业执照信息

五证合一、一照一码,即营业执照的注册号、组织机构代码证号、税务登记证号、统计证号及社保登记证号统一为一个登记码,标注在营业执照上。

填写信息内容包括:社会统一信用代码(税号)、名称(全称)、类型(公司类型)、住所(注册地点)、法人代表、成立时间、经营范围。要求与营业执照保持一致。

上传:营业执照扫描件。

提交后打印信息预览,盖上公司公章,复印营业执照,这两样纸制文件待现场审核,在没有审核通过之前,其他业务需求部门无法查看,审核通过后方可查看。

(二)开票信息

因与供应商会发生考核与索赔事项,大型的供应商对索赔与考核的付款银行可能与其他业务的银行不一样,便用业务使用的单独核算。

填写信息内容包括:公司全称、税号、开户行全称及账号、地点电话、发票代码。要求与开票内容保持一致。

上传:公司发票样张。

提交后打印信息预览,盖上公司公章,复印发票样张,这两样纸制文件待现场审核,在没有审核通过之前,其他业务需求部门无法查看,审核通过后方可查看。

(三)收付款业务信息

因很多大公司收付款业务单核算,甚至对外收款客户不同,银行账号也不同,所以这里考虑到这些情况需要区别对待。

填与信息内容包括:付款方式(按合同条款填写);账期(按合同条款填写);银行转账:公司名、银行名、银行账号、联行号;电子汇票:公司名、银行名、银行账号、联行号;纸制汇票:公司名、银行名、银行账号、联行号;商业承兑汇票:公司名、银行名、银行账号、联行号;其他业务说明:比如说可接受电子汇票银行。其他付款相关事项,如可接受电子汇汇票的开户行名称待,具体内容由财务确认。

提交后打印信息预览,盖上公司公章,财务章,这份纸制文件待现场审核,在没有审核通过之前,其他业务需求部门无法查看,审核通过后方可查看。

(四)公司业务章样版

即类似于银行的预留印章模版、需要说明的是,有支票业务的,根据我国票据法规的相关规定,单位在票据上的签章,应该为财务专用章或者公章,加上代定代表人或者授权的代理人的签章或盖章。支票出票人的签章必须和预留银行签章一致。如果支票印章不符,将会被罚款。

上传:公司公章、财务章、合同章、发票章、背书章、物流章、支票印章(法人章)。

(五)合同与协议

签署的所有协议,包括框架协议、采购通则、价格协议、补充协议等等

填与信息内容包括:供应商代码、重要特殊合同条款价格协议电子表(标识执行期间)

上传:签署的所有协议,以合同号命名,以PDF一个合同一个文件形式上传。

(六)供应商联系人信息

基本应包括供应商所有重要联系人的信息并标明所管业务。

填与信息内容包括:商务/销售:主管/经理、业务员;物流:主管/经理、业务员;计划:主管/经理、业务员;驻厂:主管/经理、业务员;财务:主管/经理、出纳、开票人、会计;工厂主要领导:法人代表、董事长、总经理、副总经理、财务总监;

提交后打印信息预览,盖上公司公章,此纸制文件待现场审核,在没有审核通过之前,其他业务需求部门无法查看,审核通过后方可查看。

四、现场审核、确认

确认所填信息与盖章版的文件一致,纸制版进行归档,一个供应商一个文件夹,确认无误后审核通过,通过对应的权限,业务部门可查看。

五、其他相关事项

(一)提供模版文书:如授权书、债权债务转让协议等;

(二)需要设置相关的信息查看权限;

(三)上传文件尽量为PDF文件,但是要网站上应可直接预览;

(四)历史信息必须保留,按时间顺序进行排列。

 

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About the Author: 楚有才

5 Comments

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